EVALUASI PENERAPAN PROSEDUR ADMINISTRASI DAN
PEMBAYARAN (PENDEBETAN) NOTA JASA KAPAL DENGAN
SISTEM KAS ON-LINE PADA PT.(persero) PELABUHAN
INDONESIA II CABANG TANJUNG PRIOK
Dwi Rahmawati
Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya No.100, Depok-16424
ABSTRAK
Dalam rangka usaha untuk memperbesar penghasilan perusahaan, maka sebagian besar
perusahaan melakukan strategi bisnis di dalam menjalankan usahanya. Pada
perusahaan jasa, strategi bisnis yang dilakukan antara lain dengan memberikan
pelayanan jasa yang terbaik untuk pelanggan atau pengguna jasa dengan jalan
memberikan kemudahan-kemudahan kepada pengguna jasa di dalam system pembayaran
transaksi yang dilakukan oleh pengguna jasa kepada perusahaan, mengingat pengguna
jasa merupakan mitra utama perusahaan. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang
Tanjung Priok adalah salah satu perusahaan yang menggunakan system
terkomputerisasi di dalam prosedur administrasi dan pembayarannya, bahkan telah
mulai memberlakukan System Cash Online di dalam sistem pembayaran jasa ke
pelabuhannya, khususnya untuk pelayanan jasa kapal. Dengan adanya sistem informasi
akuntansi yang memadai pada pembayaran melalui sistem kas online ini diharapkan
dapat menjamin kelancaran pembayaran atas pelayanan jasa kepelabuhanan serta
menjaga tingkat likuiditas perusahaan dan menunjang administrasi keuangan
perusahaan yang dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan jasa
kapal.
Dari latar belakang penulisan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi yang diterapkan dalam prosedur administrasi dan pembayaran nota jasa kapal
dengan system kas on-line ini sudah baik, hal ini dapat dilihat dari setiap transaksi yang
telah menggunakan dokumen yang terkait dan ditanda tangani oleh pihak yang
berwenang serta adanya dokumen rangkap yang diberikan kepada bagian yang
membutuhkan sehingga meminimalkan suatu kecurangan. Selain itu setiap bagian yang
terkait sudah menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik. Secara keseluruhan sistem
pengendalian internal terhadap proses pembayaran nota jasa kapal telah berjalan
dengan cukup baik dan memadai. Adanya sistem on-line dan terkomputerisasi yang
didukung penuh oleh MIS Departement amat membantu mempercepat masukkan akan
data maupun penyajian keluaran data yang telah diolah, sebagai bahan pengambilan
keputusan untuk mempercepat proses pembayaran. Namun disisi lain masih ditemukan
beberapa kelemahan yaitu : Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketentuan
dan masih dijumpai posting terhadap jurnal penjualan jasa yang memakan waktu yang
lama.
PENDAHULUAN
mana persaingan di dunia usaha pada saat ini yang semakin ketat. Sementara keadaan
ekonomi di Indonesia yang belum stabil membuat para pengusaha banyak yang
kekurangan modal, sehingga mengakibatkan banyak perusahaan yang bangkrut. Maka
untuk menjaga eksistensinya setiap perusahaan slalu berusaha untuk memaksimalkan
perolehan laba yang layak demi kelangsungan hidup perusahaan dan mengharapkan
peningkatan setiap tahun.
Dalam rangka usaha untuk memperbesar penghasilan perusahaan, maka sebagian
besar perusahaan melakukan strategi bisnis di dalam menjalankan usahanya. Strategi
bisnis adalah serangkain rencana dan tindakan terintegrasi yang didesain bagi perusahaan
sebagai sarana untuk memperoleh keuntungan melebihi pesaingnya sekaligus untuk
memaksimalkan laba.
Dalam perusahaan jasa, strategi bisnis yang dilakukan antara lain dengan
memberikan pelayanan jasa yang terbaik untuk pelanggan atau pengguna jasa dengan
jalan memberikan kemudahan-kemudahan kepada pengguna jasa di dalam system
pembayaran transaksi yang dilakukan oleh pengguna jasa kepada perusahaan, mengingat
pengguna jasa merupakan mitra utama perusahaan.
Pada saat ini, perkembangan teknologi semakin pesat sehingga hamper semua
perusahaan melakukan kegiatan administrasi dan pembayaran dengan menggunakan
system akuntansi yang terkomputerisasi. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi
digunakan karena biaya hardware dan software sudah cukup murah. Selain itu, system
akuntansi terkomputerisasi memiliki tiga keuntungan utama dibandingkan dengaan
system manual. Pertama, sistem yang terkomputerisasi menyederhanakan proses
pencatatan dan penyimpanan data.
Kedua, sistem yang terkomputerisasi biasanya lebih akurat dibandingkan dengan system
manual. Ketiga, sistem yang terkomputerisasi menyediakan manajemen dengan informasi
saldo akun yang terakhir (up-date) untuk mendukung pengambilan keputusan.
PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok adalah salah satu
perusahaan yang menggunakan system terkomputerisasi di dalam prosedur administrasi
dan pembayarannya, bahkan telah mulai memberlakukan System Cash Online di dalam
sistem pembayaran jasa ke pelabuhannya, khususnya untuk pelayanan jasa kapal yaitu
sejak tanggal 26 Mei 2005 berdasarkan surat keputusan General Manajer Cabang
Pelabuhan Tanjung Priok, Nomor : HK.551/1/3/C.TPK-05.
Sistem Cash Online adalah sistem pembayaran Jasa Kepelabuhanan melalui
pendebetan yang dilakukan oleh Cabang Pelabuhan terhadap rekening pelanggan dengan
menggunakan fasilitas teknologi informasi milik perbankan yang dituangkan dalam
perjanjian. Rekening pelanggan adalah rekening bank milik pelanggan sebagai tempat
menyimpan sejumlah dana milik pelanggan yang digunakan untuk transaksi dan
pembayaran Jasa Kepelabuhanan di Cabang. Pelanggan adalah pengguna jasa umum
yang menggunakan Sistem Pembayaran Kas-Online.
Pembayaran melalui sistem kas online ini dalam rangka menjamin kelancaran
pembayaran atas pelayanan jasa kepelabuhanan dan untuk menjaga tingkat likuiditas
perusahaan dan menunjang administrasi keuangan perusahaan serta dimaksudkan untuk
meningkatkan pelayanan kepada pelanggan jasa kapal. Selain itu sistem kas online
digunakan untuk meminimalkan piutang usaha karena piutang merupakan salah satu
elemen dari aktiva lancar yang penting bagi perusahaan.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
“Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem berbasis Komputer yang dirancang
untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Secara lebih luas yaitu mencangkup
siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem
informasi.” (George H. Bodnar&William S, 2003)
Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi akan memberikan manfaat bagi para pemakainya baik
dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan, apabila memiliki karakteristik
tertentu. Berilut ini merupakan karakteristik yang sebaiknya dimiliki oleh suatu sistem
informasi akuntansi (Cushing, 2001 : 329) yaitu :
a. Kegunaan (Usefulness)
Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk
pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi didalam organisasi.
b. Ekonomis (Economy)
Semua bagian komponen sistem termasuk laporan – laporan, pengendalian –
pengendalian, mesin – mesin, dll menyumbangkan suatu nilai manfaat setidaknya
sebesar biayanya.
c. Keandalan (Realibility)
Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang lebih tinggi dan sistem itu
sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia
tidak hadir (absent) atau pada saat berhubungan dengan langganan perusahaan.
d. Pelayanan Pelanggan (Customer service)
Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik dan ramah atau efisien kepada para
pelanggan pada saat berhungan dengan para pelanggan perusahaan.
e. Kapasitas (Capacity)
Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode operasi
puncak seperti halnya periode aktivitas normal.
f. Kesederhanaan (Simplicity)
Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah
dimengerti dan produknya gampang diikuti.
g. Fleksibilitas (Fleksibility)
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan – perubahan
kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana system beroperasi atau dalam
kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.
Menurut Baridwan (2005:12) suatu sistem informasi akuntansi yang baik harus
memiliki prinsip – prinsip sebagai berikut :
a. Prinsip Cepat
Yaitu suatu sistem informasi akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang
diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas
yang sesuai.
b. Prinsip Aman
Yaitu sistem informasi akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta
milik perusahaan.
c. Prinsip Murah
Yaitu bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem tersebut harus dapat ditekan
sehingga relative tidak mahal jadi harus dipertimbangkan cost dan benefitnya.
Pengertian Prosedur Administrasi
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001;5) adalah : ”Prosedur adalah suatu
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang berulangulang”.
Pengertian Penerimaan Kas
Penerimaan kas dapat timbul dari adanya penjualan, baik secara tunai maupun
secara kredit. Selain timbul karena adanya penjualan tunai maupun pelunasan kredit,
penerimaan kas juga dapat timbul karena pinjaman baik dari bank maupun dari wesel
atau dari setoran modal baru.
Pengertian kas menurut Standar Akuntansi Keuangan adalah : ”Kas adalah alat
pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umu
perusahaan”.
Sumber penerimaan kas terbesar dari perusahaan dagang berasal dari transaksi
penjualan tunai dan dalam perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan
piutang dari debitur, karena sebagian besar penjualan produk perusahaan tersebut melalui
kredit.
Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Penerimaan Kas
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas adalah sebagai
berikut:
1. Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang
dilakukan.
2. Daftar Surat Pemberitahuan
Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau
penagihan. Dokumen ini dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank
dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank
dalam pencatatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas.
3. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari
piutang ke bank. Dokumen ini diserahkan ke fungsi akuntansi sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari putang ke jurnal penerimaan
kas.
4. Kwitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat perusahaan bagi debitur
yang telah melakukan pembayarn utang.
Bagian-Bagian yang Terkait dalam Prosedur Penerimaan Kas
Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penerimaan kas adalah sebagai
berikut:
1. Bagian Sekretariat
Bagian ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan cek dan surat
pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas
membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima
bersama cek dari debitur.
2. Bagian Penagihan
Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan
berdasarkan daftar piutang pada fungsi akuntansi.
3. Bagian Kas
Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari bagian sekretariat dan
menyetorkannya ke bank dalam jumlah penuh.
4. Bagian Akuntansi
Bagian ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke
jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang dalam kartu piutang.
5. Bagian Pemeriksaan Intern
Bagian ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas pada bagian kas
secara periodik dan melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan
kas yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi.
Prinsip-prinsip Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas
Untuk menyusun dan menganalisa pengendalian intern penerimaan kas yang
memadai, maka prinsip-prinsip pengendalian intern atas penerimaan kas perlu
diperhatikan sehinnga tujuan-tujuan pengendalian intern tersebut dapat benar-benar
tercapai. Adapun beberapa prinsip pengendalian intern penerimaan kas adalah sebagai
berikut :
a. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan secara fisik.
b. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup.
c. Harus segera dibuat catatan oleh yang membuat surat tentang cek atau uang yang
diterima dari siapa saja, jumlahnya dan digunakan untuk apa.
d. Semua penjualan tunai haris dibuatkan nota penjualan yang sudah diberi nomor urut
atau dicabut dalam mesin cash register.
e. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang.
f. Tembusan nota penjualan tunai harus didkirimkan kekasir dan bagian pemgiriman.
g. Bukti setor ke bank setiap hari dicocokkan dengan daftar penerimaan uang harian dan
catatan dalam jurnal penerimaan uang.
h. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja
berikutnya.
i. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang
menerima uang maupun yang menulis cek.
j. Kunci cash register harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas.
k. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk berbuat kecurangan.
Pelaksanaan Pembayaran Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line
Pembayaran Jasa Kapal melalui Sistem Kas On-Line adalah cara pembayaran jasa
kapal melalui pendebetan yang dilakukan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok terhadap
rekening khusus milik pelanggan dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi
milik perbankan yang dituangkan dalam perjanjian. Surat perjanjian/kontrak adalah
kesepakatan antara General Manager Cabang Pelabuhan dengan Pengguna Jasa atas
pemakaian pelayanan Jasa Kepelabuhanan.
Rekening khusus adalah rekening Bank milik pelanggan yang dikelola oleh
Cabang Pelabuhan Tanjung Priok sebagai tempat menyimpan sejumlah dana milik
pelanggan yang digunakan untuk transaksi dan pembayaran pelayanan jasa kapal di
Cabang Pelabuhan Tanjung Priok.
Sistem Kas On-Line dilaksanakan melalui kerja sama dengan Perbankan yang
telah memiliki fasilitas dan teknologi dengan tingkat keamanan (security system) yang
memadai. Terhadap pengguna jasa yang sudah mengikuti Sistem Kas On-Line
(Pelanggan) setelah penerbitan nota selesai langsung dilaksanakan pendebetan terhadap
rekening yang bersangkutan. Pejabat yang melakukan pemindahbukuan dana ditunjuk
oleh General Manager.
METODE PENELITIAN
Objek Penelitiaan
Dalam mengumpulkan dan menganalisa data-data dalam skripsi ini penulis
melakukan praktek kerja lapangan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang
Tanjung Priok yang beralamat di Jalan Raya Pelabuhan No. 9 Tanjung Priok, Jakarta
14130 – Indonesia. Adapun waktu yang ditempuh untuk mengumpulkan data-data dan
menganalisanya di mulai pada tanggal 21 Juli 2009 sampai dengan 31 Juli 2009.
Untuk dapat menyelesaikan masalah di dalam penelitian perlu banyaknya datadata
yang diambil sebagai penunjang dari hasil-hasil penelitian. PT. (Persero) Pelabuhan
Indonesia II Cabang Tanjung Priok merupakan salah satu perusahaan di Indonesia yang
tumbuh dengan pesat khususnya dibidang jasa kepelabuhanan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur Administrasi Menjadi Pelanggan Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line
1. Perusahaan Pelayaran/Agent/PBM mengajukan permohonan menjadi pelanggan.
2. General Manager disposisi surat permohonan tersebut ke pelayanan pelanggan.
3. Pelayanan pelanggan memeriksa kelengkapan dan melaksanakan penelitian lapangan.
• Jika ya :
Bagian Keuangan memberikan Nomor (Kode)Account kepada pelanggan. Bagian
Rendalops/PPSA memberikan Nomor (Kode) Agen/Pelanggan. Kemudian bagian
Pelayanan Pelanggan membuat Kode User Id/Password untuk pelanggan dan
memberikan surat jawaban kepada pelanggan atau menerbitkan SKPT (Surat
Keterangan Pelanggan Terseleksi).
• Jika tidak :
Bila perusahaan pelayaran tidak memenuhi kelengkapan persyaratan menjadi
pelanggan jasa kapal, maka bagian Pelayanan Pelanggan akan mengembalikan Surat
Permohonan ke Perusahaan Pelayaran tersebut dengan disertai dengan Surat
Penolakan.
Prosedur Administrasi dan Pembayaran (Pendebetan) Nota Jasa Kapal dengan
Sistem Kas On-Line
1) BAGIAN NOTA KAPAL
Bagian Nota Kapal mencetak Daftar Kapak Keluar (DKK), Data Transaksi Jasa
Kapal (DTJK) yaitu memuat transaksi pelayanan jasa kapal mulai dari kapal masuk
hingga keluar, Daftar Perhitungan Jasa Kapal (DPJK) yaitu daftar rincian perhitungan
biaya atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung
Priok kepada pelanggan (per kapal per kunjungan), Nota Penjualan Jasa Kapal adalah
bukti tagihan atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan
Tanjung Priok kepada Pelanggan, Laporan Harian Penerbitan Nota Penjualan Jasa
Kapal, kemudian bagian Nota Kapal meng-entry nota yang akan dikirim ke Petugas
Administrasi Piutang, mencetak Daftar Pengiriman Nota untuk seluruh Nota yang
terbit hari itu yaitu rekap nota beserta lampirannya yang akan dikirim ke Petugas
Administrasi Piutang untuk proses posting, mencetak Daftar Pengiriman Nota melalui
CMS (Cash Management System) yaitu rekap nota beserta lampirannya yang akan
dikirim ke Petugas CMS untuk proses pendebetan melalui Sistem Kas On-Line,
mencetak Daftar Pengiriman Nota Per Perusahaan yaitu rekap nota beserta
lampirannya yang dikirim ke Petugas Ekspedisi untuk diteruskan ke Pengguna
jasa/pelanggan, kemudian menset Nota dan lampirannya untuk didistribusikan ke
Petugas Ekspedisi/Administrasi Piutang.
2) BAGIAN ADMINISTRASI PIUTANG
Bagian Administrasi Piutang menerima Daftar Pengiriman Nota Tagihan Jasa Kapal
beserta lampirannya dari Petugas Nota Kapal, kemudian memverifikasi yaitu meneliti
kebenaran laporan harian penerbitan nota kapal, selanjutnya melakukan transfer ke
General Ledger yaitu proses pemindahan data dari sub sistem Nota Kapal ke sub
sistem General Ledger untuk penerbitan jurnal penjualan, kemudian cetak jurnal
penjualan jasa kapal, lakukan posting jurnal penjualan yaitu pengakuan pendapatan
jasa kapal dan cetak kembali, kemudian jurnal penjualan jasa kapal di paraf oleh Staf
Validasi dan Administrasi Piutang lalu di tanda tangani oleh Asisten Manajer
Pendapatan dan Piutang. Setelah itu distribusikan Nota Kapal ke Kas On-Line dan
Ekspedisi.
3) BAGIAN KAS ON-LINE
Bagian Kas On-Line menerima Nota Penjualan Jasa Kapal lembar 1 atau asli dari
Petugas Administrasi Piutang, Operator Kas On-Line meng-entry Nota Penjualan Jasa
Kapal, kemudian Supervisi Kas On-Line melakukan Verifikasi dan Validasi terhadap
hasil pengentrian data-data tersebut, selanjutnya Approval memberikan persetujuan
pelaksanaan Auto Debet dengan cara memberikan atau menginformasikan nomor
otorisasi melalui Secure Token yaitu alat autentifikasi pengiriman intruksi kiriman
uang melalui jaringan teknologi informasi milik perbankan. Setelah itu cetak Voucher
atau Rekening Koran untuk dijadikan alat bukti pencatatan dan sebagai lampiran
untuk pembuatan jurnal kas masuk, lalu cetak Jurnal Kas Masuk (JKM) yaitu bukti
transaksi kas masuk untuk pencatatan penerimaan kas atau bank, kemudian kirim
Nota Lunas yaitu Nota penjualan Jasa Kapal yang sudah dibayar dan dicap Lunas ke
bagian Ekspedisi, kirim JKM ke Kassa untuk diproses posting.
4) BAGIAN KASSA
Bagian Kassa menerima JKM dari bagian kas on-line untuk dilakukan proses posting,
selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Pelunasan Nota Kapal melalui Kas On-
Line. Setelah itu kirim JKM terposting dan Laporan Penerimaan Pelunasan Nota
Kapal melalui Kas On-Line ke Bagian Administrasi Piutang untuk di arsip.
Dokumen-dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang
dilakukan.
2. Daftar Surat Pemberitahuan
Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau
penagihan. Dokumen ini dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank
dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank
dalam pencatatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas.
3. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari
piutang ke bank. Dokumen ini diserahkan ke fungsi akuntansi sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari putang ke jurnal penerimaan
kas.
4. Daftar Kapal Keluar (DKK)
Dokumen ini memuat daftar kapal yang keluar.
5. Data Transaksi Jasa Kapal (DTJK)
Dokumen ini memuat transaksi pelayanan jasa kapal mulai dari kapal masuk hingga
keluar.
6. Daftar Perhitungan Jasa Kapal (DPJK)
Dokumen ini memuat daftar rincian perhitungan biaya atas pelayanan jasa kapal yang
telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok kepada pelanggan (per kapal
per kunjungan).
7. Nota Penjualan Jasa Kapal
Dokumen bukti tagihan atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang
Pelabuhan Tanjung Priok kepada Pelanggan.
8. Laporan Harian Penerbitan Nota Penjualan Jasa Kapal.
Evaluasi Penerapan Prosedur Administrasi dan Pembayaran (Pendebetan) Nota
Jasa Kapal dengan Sistem Kas On-Line
Prosedur administrasi dan pembayaran jasa kapal dengan sistem kas on-line yang
diterapkan oleh perusahaan memiliki kelebihan dan kekurangan, yaitu :
• KELEBIHAN :
1. Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang jelas.
Hal ini dapat dilihat pada struktur organisasi yang sudah dibentuk untuk dapat
menunjang pembagian tugas dan wewenang setiap bagian sehungga dapat dicapai
koordinasi yang baik antara sesama karyawan baik atasan maupun bawahan.
2. Pelanggan jasa kapal lebih teridentifikasi.
3. Keabsahan dari pelanggan jelas.
4. Contact person sudah sangat minimal sehingga kemungkinan untuk terjadinya biaya
tidak resmi dapat dihindari.
5. Dengan menggunakan sistem kas on-line pelanggan tidak perlu membawa uang tunai.
6. Nota Penjualan Jasa kapal dapat terbit 1(satu) hari.
7. Pendebetan dilaksanakan paling lambat 1(satu) hari kerja setelah Nota Penjualan Jasa
diterima oleh petugas kas on-line.
8. Piutang jasa dapat diminimalkan.
• KELEMAHAN :
Masih dijumpai jurnal pemakaian jasa yang terlambat diposting. Keterlambatan posting
Jurnal tersebut disebabkan oleh terlambatnya pengentrian transaksi atas pelayanan jasa
kapal dari petugas operasional yang mengakibatkan data nota belum bisa ditransfer ke
ledger. Hal ini disebabkan karena petugas operasional menumpuk data-data transaksi jasa
kapal untuk dimasukkan ke dalam komputer sehingga menghambat proses berikutnya.
Selain itu Sistem Informasi di Cabang Tanjung Priok merupakan milik konsultan (sewa
kepada pihak ke 2) sehingga bila terjadi gangguan, maupun kesalahan dalam aplikasi
tersebut pihak Pelindo tidak mempunyai otorisasi untuk menanganinya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Sebagai bab penutup, penulis mencoba menarik kesimpulan atas permasalahan
yang ada serta memberikan saran-saran perbaikan yang kiranya dapat memecahkan
permasalahan tersebut.
1. Penerapan prosedur ini pada umumnya sudah baik, hal ini dapat dilihat dari setiap
transaksi yang telah menggunakan dokumen yang terkait dan ditanda tangani oleh
pihak yang berwenang serta adanya dokumen rangkap yang diberikan kepada bagian
yang membutuhkan sehingga meminimalkan suatu kecurangan. Selain itu setiap
bagian yang terkait sudah menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik.
2. Secara keseluruhan sistem pengendalian internal terhadap proses pembayaran nota
jasa kapal telah berjalan dengan cukup baik dan memadai. Adanya sistem on-line dan
terkomputerisasi yang didukung penuh oleh MIS Departement amat membantu
mempercepat masukkan akan data maupun penyajian keluaran data yang telah diolah,
sebagai bahan pengambilan keputusan untuk mempercepat proses pembayaran.
Namun disisi lain masih ditemukan beberapa kelemahan yaitu :
1. Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketentuan.
Data dan fakta menunjukan bahwa dalam pemberian diskon 1% dapat dikemukakan
sebagai berikut :
1) Evaluasi terhadap pemberian diskon sebesar 1% hanya memperhitungkan piutang
kapal sedangkan piutang jasa kepelabuhanan lain tidak diperhitungkan.
2) Belum melakukan evaluasi terhadap kegagalan pendebetan akibat ketidakcukupan
saldo karena kelalaian pelanggan dalam waktu maksimal 1 (satu) hari kerja setelah
pendebetan pertama.
3) Kendatipun pengajuan diskon oleh mitra tiap tiga bulan namun pembayaran
dilakukan 1 tahun sekali dan hal ini telah ditemukan SPI tahun lalu tetapi tidak
ditindak lanjuti.
4) Kriteria yang digunakan adalah tidak memiliki tunggakan hutang yang melebihi 1
tahun.
2. Posting Jurnal Penjualan Jasa
Masih dijumpai posting terhadap jurnal penjualan jasa yang memakan waktu yang
lama, yaitu sebagian besar nota-nota Pertamina. Keterlambatan posting Jurnal
Penjualan disebabkan oleh program untuk nota Pertamina belum sempurna, yaitu nota
Pertamina yang sudah memperhitungkan diskon, sharing dan biaya administrasi.
Ketidaksempurnaan program tersebut mengakibatkan data nota belum bisa ditransfer
ke ledger. Ketidaksempurnaan program disebabkan oleh tenaga ahli dari konsultan
teknologi informasi yang ditempatkan di Cabang Tanjung Priok merupakan tenaga
baru dan belum menguasai permasalahan. Seperti diketahui bahwa Sistem Informasi
di Tanjung Priok merupakan milik konsultan sehingga bila terjadi gangguan,
kerusakan, maupun kesalahan dalam penerapan aplikasi tersebut konsultan yang
menanganinya.
Selain keterlambatan posting, saat pemeriksaan juga masih dijumpai jurnal
penjualan jasa yang belum diposting. Dari penelusuran ke bukti terhadap jurnal yang
belum diposting didapat :
a) Sudah ada pelunasan
b) Sudah di jurnal
c) Dobel nota
d) Belum terkirim
SARAN
Tindak Lanjut yang Diarahkan
1) Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketetuan.
a) Evaluasi saldo piutang meliputi seluruh piutang jasa kepelabuhanan.
b) Evaluasi terhadap kegagalan pendebetan akibat ketidakcukupan salso.
2) Posting Jurnal Penjualan Jasa.
a) Mengevaluasi kembali prosedur penerbitan nota bagi instansi Pemerintah.
b) Mengevaluasi kembali kerja sama dengan konsultan IT khususnya penempatan
tenaga ahlinya bila terjadi gangguan, kerusakan, maupun kesalahan dalam
penerapan aplikasi.
c) Segera melakukan posting setelah terbitnya nota.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur & Metode. Yogyakarta :
BPFE.
Bodnar, George H; William S. Hopwood. 2001. Sistem Informasi Akuntansi.
Jakarta : Salemba Empat.
Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain – Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Mulyadi, 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga, Yogyakarta : Bagian
Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.
Sofyan Syarif Harahap, 2007. Teori Akuntansi – Edisi Revisi. Jakarta : PT. Raja
Grafindo Persada.
JURNAL
Dwi Widayati, 2007. “Sistem Penerimaan Provisi atas Layanan Produk Kartu Share-e
pada PT. POS INDONESIA (persero) Kota Magelang”, Jurnal Sistem Informasi
Akuntansi, Vol. 45, No. 4 :28-45.
0 komentar:
Posting Komentar